Quel tarif pour mon télésecrétariat ? Le prix d’une permanence téléphonique est-il plus ou moins cher selon le domaine professionnel (médical, juridique, BTP…) ? Accueillir ses clients est essentiel, bien recevoir ses patients aussi. Tous les entreprises vous l’affirmeront. Un télésecrétariat efficace est donc un outil professionnel indispensable, garant de la qualité du service client et de la relation. Mais qu’en est-il de son coût ?
Est-ce que le tarif diffère selon le métier ? Ou la mission demandée ? Permanence, prise de RDV, prise de message, transfert sur mobile… Quelle est la différence avec Doctolib ? Intègre-t-il les SMS ? Comment s’assurer de disposer d’une offre téléphonique professionnelle en payant le prix le plus juste ? Voici quelques éléments de réponse pour se faire une idée du tarif télésecrétariat et du forfait tout inclus IPContact.
Quel que soit le secteur d’activité, le secrétariat peut être une charge financière lourde, notamment pour les petites et moyennes entreprises et plus encore pour les professionnels qui s’installent en libéral, tels que les avocats, médecins, infirmiers, architectes… Le coût d’un secrétaire dédié est élevé, sans oublier l’espace à y consacrer (bureau, standard téléphonique, logiciel de télésecrétariat et de rdv, outils CRM et télécom, etc.).
Dans cette optique, il est essentiel de rechercher des solutions qui permettent de réduire les coûts de ce secrétaire tout en préservant l’habilité de l’accueil. Dans ce contexte, l’externalisation du secrétariat se présente comme une alternative particulièrement intéressante, notamment sur le plan financier. De plus, l’intégration de nouvelles applications telles que l’agenda en ligne, le callbot, le rappel de rendez-vous ou encore la gestion du débordement d’appels… offre un soutien précieux au télésecrétariat. Ces outils permettent de le libérer des tâches récurrentes, ainsi de le concentrer davantage sur les demandes plus complexes d’ordre administratives par exemple.
Faire appel à un secrétariat externalisé se fait par le biais d’une plateforme téléphonique. Grâce à la mutualisation entre plusieurs clients, la facture du télésecrétariat est significativement réduite.
Les contrats sont adaptés en fonction des besoins spécifiques des entreprises. Une tarification flexible se personnalise. Ce qui permet d’opter pour un secrétariat téléphonique adapté à vos exigences et à votre budget.
La mise en place d’une permanence téléphonique externalisée est moins coûteuse que celle d’une permanence interne. Pas de salaire, ni de congés à payer, ni d’équipement informatique et télécom à installer, ni de personnel à former… Et plus la valeur ajoutée du télésecrétariat est forte (bilingue, commercial, assistance, médical, etc.), plus cette équation se vérifie. C’est donc une évidence. Avec un secrétariat externalisé, votre facture est mieux maîtrisée.
Chez IPContact, nos prix reposent sur des forfaits qui intègrent tous les aspects fonctionnels de votre télésecrétariat, par tranche de 100 appels. Chaque forfait inclut l’ensemble du service externalisé : numéro de transfert dédié, mission, temps de traitement, nombre d’appels entrants et/ou sortants (100, 200, 300 etc.), organigramme, pré-décroché via une IA conversationnelle capable de gérer la prise de RDV ainsi que la configuration des comptes et des agendas avec surtout la création de la base de connaissance de votre métier (domaine médical, industriel, technique…).
Nous privilégions la transparence : nos tarifs sont fixes et sans surprises. En cas de pic d’activité avec une augmentation du nombre d’appels traités, votre forfait s’ajuste automatiquement à la tranche supérieure. Nos devis incluent d’ailleurs clairement les détails de deux tranches supérieures pour une prévision précise et une gestion sereine de votre budget.
Chez IPContact, la flexibilité et la transparence sont au cœur de notre approche tarifaire pour vous offrir un service complet, évolutif et adaptable à vos besoins en toute simplicité.
En supposant que le médecin travaille 5 jours par semaine, qu’il réalise 22 consultations par jour, chacune durant en moyenne 17 minutes*, avec un tarif minimum de 25 € par consultation et qu’il passe en moyenne 1 minute et 45 secondes pour fixer un rendez-vous… Combien lui coute la gestion médicale de son agenda ?
Pour évaluer le coût mensuel lié à la gestion de son propre agenda par le médecin généraliste, deux aspects sont pris en compte. D’abord, le temps consacré à fixer les rendez-vous médicaux, où le médecin passe en moyenne 1 minute et 45 secondes pour chaque appel. Ensuite, le temps dédié aux consultations, avec 22 consultations par jour, chacune durant environ 17 minutes*. Le temps total passé pour fixer les rdv par jour est de 38,5 minutes, tandis que le temps total en consultation par jour est de 374 minutes. Ainsi, le temps total consacré à la gestion de son agenda représente près de 10,3% de son temps.
Puisque ses consultations sont tarifées au minimum à 550 € (22 × 25 €) pour 374 minutes, les 38,5 minutes de gestion téléphonique lui reviennent à 56 € par jour (38,5 × 550 ÷ 374), soit un coût mensuel d’environ 1120 € (56 € /jour × 20 jours).
Sans compter que les patients prennent des rendez-vous, rappellent pour modifier ou annuler leurs rendez-vous, ce qui ajoute encore plus de temps et d’efforts pour le médecin.
Bien que la gestion personnelle des rendez-vous médicaux puisse sembler économique à première vue, il est essentiel de considérer l’impact sur son temps et son énergie. En choisissant notre télésecrétariat médical à distance, vous libérez votre emploi du temps pour vous concentrer pleinement sur ce qui vous tient le plus à cœur. Contactez-nous pour recevoir une proposition personnalisée pour votre cabinet de santé !
Vous souhaitez optimiser votre relation client ? Contactez-nous !
Parlez-nous de votre projet. IPContact Group conçoit, pilote et met en œuvre, depuis 2001, des solutions externalisées qui associent compétences humaines et techniques aussi variées qu’étonnantes.
La recherche du prestataire le moins cher n’est pas forcément la meilleure idée en matière de secrétariat externalisé. Les coûts étant, de toute façon, moindres par rapport à une solution interne, mieux vaut opter pour le meilleur rapport qualité-prix. Une solution low cost risque de décevoir vos clients et patients.
Un coût de service réduit peut être le signe d’une plateforme délocalisée à l’étranger.
Les inconvénients en sont alors nombreux : maîtrise imparfaite de la langue française, méconnaissance du vocabulaire de votre activité et de votre secteur d’intervention, problèmes techniques de liaison Internet, etc.
Très souvent, l’image et l’engagement qualité de votre entreprise en pâtit.
Avant de choisir, renseignez-vous sur l’ancienneté de l’entreprise prestataire ainsi que sur ses références et ses avis. Assurez-vous que les télésecrétaires ont reçu une formation adéquate leur permettant d’assurer un accueil à distance professionnel. Ensuite, interrogez le sous-traitant pour savoir s’il a une politique d’engagement et s’il effectue des contrôles en semaine.
Enfin, vous pouvez comparer les modes de facturation (basés sur le nombre d’appels reçus additionné au temps de traitement ou par forfait), la durée des périodes d’essai et d’engagement. Certains prestataires proposent un forfait mensuel ou annuel en fonction du volume d’appels entrants, ou encore un niveau de services Gold, Silver, Bronze ! D’autres intègrent aux secrétaires le module de visio et de téléconsultation.
Prenez le temps de bien analyser tous ces éléments avant de faire votre choix pour bénéficier du tarif d’un télésecrétaire le plus adapté à vos besoins ou à votre cabinet.
Le tarif des centres d’appels est probablement ce que l’on consulte (et pas uniquement dans la santé) en premier quand on décide d’externaliser son accueil . Il faut être sûr d’être dans l’enveloppe budgétaire qu’on s’est fixée. Mais ensuite ? Peut-on se baser uniquement sur les prix entre concurrents et opter pour le moins cher ? Ou, au contraire, doit-on tout miser sur la qualité et choisir d’emblée le tarif le plus élevé ? Face à des prestations et à des tarifs très divers, comment s’y retrouver ? Calculer par appel traité ?
La somme pour un secrétariat téléphonique demandée par un centre d’appels dépend des options sélectionnées. Il est crucial de vérifier ce que les conditions incluent. Car elles peuvent (ou non) englober la prise en charge des appels avec : le temps passé (au prix à la minute), la prise de messages, le transfert d’appels d’urgence, l’escalade managériale, la compatibilité des outils CRM avec votre matériel et la gestion des rendez-vous…
Il est également important de vérifier ce que le montant inclut l’accès aux indicateurs de performance ou l’envoi des notifications en temps réel, ainsi que leur éventuel surcoût.
Il peut être avantageux d’opter pour des packs comprenant un maximum d’options pour une meilleure efficacité.
Enfin, last but not least, si vous travaillez dans un domaine spécifique (droit des affaires, notariat, spécialité médicale, tourisme), vérifiez que le service proposé inclut des téléopérateurs et télésecrétaires qualifiés dans votre domaine.
En résumé, un accueil externalisé doit proposer, avant tout, des options qui s’adaptent à votre activité professionnelle, un coût raisonnable et une ou plusieurs téléopératrices qualifiées pour répondre en votre nom. C’est l’alliance de ces trois principes qui vous assurera une relation client optimale et vous permettra d’envisager le développement de votre entreprise en toute sérénité.
En France, il faut compter, en moyenne, de 15 à 35 € l’heure, selon le niveau de qualification souhaité. Notez bien que c’est une moyenne et que chaque cas est particulier, en fonction du temps de traitement et des compétences RH demandées (secrétaire, conseiller, technico-commercial, ingénieur technique…).
IPContact vous propose un devis personnalisé sous forme de forfait. Adapté à votre demande, il intègre : gestion de la ligne à distance, appel, rdv et les développements informatiques. Seuls les consommables (SMS et transfert sur mobile) sont en sus du tarif.
Notre service d’externalisation téléphonique vous est facturé en forfait en fonction du nombre d’appels que vous recevez par mois. Cette facturation personnalisée vous permet de connaître parfaitement le budget que vous allouez à votre externalisation téléphonique. Au nombre d’appels est inclus le temps de traitement nécessaire à nos opérateurs pour la gestion des appels, ainsi que les compétences linguistiques ou métier nécessaire selon votre activité (plateau bilingue, santé, IT…).
Enfin selon vos besoins, un plateau jour-nuit, avec des horaires d’astreinte verra également un forfait sur mesure être établie par nos équipes. Bien évidemment, nous nous adaptons à tous vos outils métiers grâce à notre suite logicielle sans coûts supplémentaires.
En plus du traitement d’appel, toutes les options CRM et Télécom, nécessitées par l’externalisation, sont incluses dans le tarif. Grâce à notre ESN interne et son équipe d’ingénieurs en informatique, notre permanence téléphonique « Made in France » se complète de modules CRM et télécoms entièrement personnalisable. Nous concevons, conceptualisons et développons des API (interfaces logicielles qui permettent de « connecter » un applicatif à un autre applicatif afin d’échanger des données et des fonctionnalités). Depuis 2005 nous sommes opérateur télécom et nous travaillons sur notre propre système d’information. Vous gardez ainsi votre numéro de téléphone.
Fidélisez vos clients en leur proposant une expérience, un parcours et une relation unique enrichie par les possibilités de notre IA conversationnelle…
