Télésecrétariat externalisé : Votre atout pour saisir les Opportunités

“ Un appel décroché ouvre de nouvelles opportunités : de nouveaux contacts, de nouvelles chances de répondre positivement à des demandes clients…”

Patrick Gomez
Créateur dirigeant d’IPContact Group – Directeur Technique de Logicielnet

Offrez-vous la tranquillité grâce à notre télésecrétariat où nos secrétaires sont disponibles sur une large plage horaire. Profitez de cette opportunité pour vous concentrer pleinement sur votre travail tout en bénéficiant d’une plus grande flexibilité. Vos appels sont redirigés automatiquement vers notre secrétariat externalisé, agissant comme le prolongement de votre entreprise. Nos solutions de télésecrétariat sont conçues pour s’adapter à tous les secteurs d’activité et répondre à toutes les missions professionnelles, vous offrant ainsi un avantage absolut : aucun appel perd !

Découvrez les 4 avantages majeurs du télésecrétariat

1 • Votre organisation facilitée en interne

Votre centre d’appels externalisé vous permet d’alléger le traitement de vos appels entrants et sortants sans interruption. Vous réduisez également et considérablement les charges fixes liées à l’embauche d’un secrétaire traditionnel.

2 • Votre assistance administrative qui vous seconde

Votre secrétariat à distance vous accompagne dans votre gestion administrative et commerciale. Cela peut être pour les relances de devis ou d’impayés, la qualification du fichier client ou le suivi de commande. Vous pouvez ainsi vous consacrer totalement à votre travail.

3 • Votre image de marque positive valorise votre activité

En établissant le premier contact avec vos clients, notre télésecrétariat professionnel représente votre entreprise. Son sens de l’accueil, son empathie, son organisation, sa discrétion et sa formation sont ses atouts essentiels. Nos télésecrétaires sont formés en ce sens et vous assurent un bon accueil téléphonique.

4 • Votre solution de secrétariat à distance forfaitaire sur mesure

Notre tarif mensuel forfaitaire s’ajuste en fonction de votre consommation. Autrement dit, vos frais correspondent réellement à vos besoins, à la réalité de votre activité et au nombre d’interventions de votre télésecrétaire dans le mois.

La satisfaction client : la préoccupation principale de notre télésecrétariat

Nos télésecrétaires et standardistes adaptent leurs heures et leurs procédures de travail en fonction de vos besoins et des priorités de votre entreprise. En effet, nous mettons notre accessibilité au service de votre activité pour que vous soyez toujours joignable.

Accueil téléphonique externalisé

Prise en charge par un secrétaire dédié des appels en totalité, partiellement ou en débordement
Un accueil personnalisé, par un professionnel, du lundi au vendredi de 7h30 à 19h et le samedi matin de 9h à 12h
Une plage horaire étendue jusqu’à 24h/24 – 7j/7, selon les entreprises (nuit, week-ends et jours fériés)
Transfert avec mise en relation téléphonique suivant consignes et missions
Gestion des demandes urgentes avec nos ACD (automatic call distributor)
Gestion de crise par un secrétaire professionnel
Prise de messages par vos télésecrétaires avec transmission en temps réel
Offre de standard téléphonique à distance bilingue anglais disponible en permanence
Suivi qualité assistant (nombre d’appels reçus, traités, éjectés… nombre de RDV pris, nombre de relances transformées)

Gestion d’agendas partagés

Prise de rendez-vous en ligne et de RDV téléphonique depuis une URL personnalisée
Agendas et plannings synchronisés à votre entreprise
Mise à jour de l’emploi du temps (horaires d’ouverture, de fermeture, ajout de plages, rendez-vous en surbooking)
Transfert de documents, d’administratif, etc.

Information de la clientèle ou la patientèle

Soutient administratif (transcription audio, facturation, archivage, courriers, documents, etc.)
Diffusion multicanal : e-mail, téléphone ou SMS

Propection commerciale

Enquête satisfaction avec saisie des données par un secrétaire
Détection de projet entreprises
Campagne d’appels sortants et/ou relance téléphonique auprès des clients, réalisées par une équipe de téléassistantes selon un script défini
Argumentaire de vente

Donnez de la voix et de l’intelligence à votre relation client…

Découvrez notre accueil téléphonique externalisé

IPContact Group conçoit, pilote et supervise, depuis 2001, des services innovants qui associent compétences humaines et techniques aussi variés qu’étonnants. Contactez-nous !

RGPD

Déléguez vos tâches téléphoniques à notre télésecrétariat

En adéquation avec vos besoins et sur des plages horaires étendues, nos secrétaires sont formés pour connaître votre entreprise. Toujours ponctuels, ils répondent alors en votre nom. Etant bilingues, ils peuvent aussi assurer l’accueil de votre télésecrétariat pour l’international.

Vos actions de télésecrétariat

Assurer votre permanence téléphonique
Intervenir sur des plages horaires définies avec vous, en permanence ou en débordement
Diminuer votre surcharge de travail
Gérer vos demandes : urgences, prises de message, mises en relation
Compléter votre fichier avec les coordonnées complètes de vos clients
Organiser votre planning
Gérer votre assistance téléphonique ou votre hotline

Vos outils de secrétariat à distance

Des outils CRM et télécom sur mesure
Un agenda personnalisable et synchronisé avec Outlook ou celui de votre smartphone
Un répondeur intelligent selon les plages horaires que vous aurez prédéfinies
Un serveur vocal interactif pour orienter, qualifier et redistribuer selon les motifs pour 100% des appels pris en charge
Un bouton callback pour les formulaires de vos sites Web
Un callbot en amont de votre télésecrétariat

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Pour tout savoir sur nos centres d’appels et plateformes téléphoniques

Notre livre blanc vous apporte un éclairage permettant de saisir les enjeux liés à la relation client : une vision d’ensemble pour vous aider à choisir le meilleur prestataire répondant à vos besoins.

RGPD

Choisissez un secrétariat à distance connecté

Les solutions IPContact vous permettent de déléguez votre secrétariat téléphonique à distance en toute simplicité. Car, pour un secrétariat à distance sur mesure, occasionnel ou permanent, les applications CRM et télécom, développées par notre ESN* interne Logicielnet, s’adaptent parfaitement à vos besoins.
*ESN – Entreprise de Services du Numérique

Si vous êtes médecin, pharmacien, infirmier : vous recevez de nombreux appels et devez organiser vos RDV pendant vos consultations ? Déléguez votre secrétariat médical.

Le télésecrétariat est devenu une solution de plus en plus prisée dans le domaine médical. Médecin et cabinet médical ont de plus en plus recours à une assistante médicale à distance pour gérer leurs tâches administratives. Cette offre d’emploi répond à un besoin crucial, car les médecins peuvent ainsi se concentrer pleinement sur leurs patients.

De plus, les avantages de cette approche incluent la flexibilité des horaires et la possibilité d’engager des secrétaires spécialisées grâce à une formation médicale appropriée. Les secrétaires médicales à distance sont de véritables atouts pour le cabinet, car elles assurent une gestion administrative efficace tout en maintenant le respect des normes médicales.

Si vous êtes avocat, notaire, profession juridique : vous n’avez pas le temps de prendre vos RDV et votre secrétaire est déjà très occupée ? Notre télésecrétariat juridique prennent vos appels entrants.

Si vous êtes artisan dans le BTP : vous êtes peu disponible sur les chantiers et la gestion de votre emploi du temps est complexe ? Pensez au secrétariat à distance.

Si vous êtes patron d’une TPE-PME : vous souhaitez entretenir et améliorer votre relation clientèle mais vous manquez de temps ? Faites confiance à nos télésecrétaires btob.

Questions-Réponses

Quels services spécifiques propose IPContact ?

IPContact a développé un callbot conversationnel doté d’une IA. Capable de gérer le RDV par téléphone, dans un langage naturel avec l’appelant, notre callbot peut prendre et donner de l’information. Son intégration se fait en amont ou en aval de votre télésecrétariat.

Quelles sont les compétences et les qualifications des télésecrétaires des centres d'appels IPContact ?

Tous nos télésecrétaires sont français et ont donc le français comme langue maternelle. Nos télésecrétariats étant basés en région, nos opérateurs ont donc une connaissance particulière de l’environnement de la France.

Comment les télésecrétariats IPContact garantissent la confidentialité et la sécurité de mes informations ?

Une charte de confidentialité est intégrée dans le contrat de travail de tous nos opérateurs. Il est également possible de faire signer une charte de convention spécifique à votre équipe dédiée.

Concernant la sécurité de vos informations, IPContact a adopte le RGPD, qui demande aux collecteurs de données de mettre en œuvre les mesures qui garantissent une sécurité maximale ainsi que l’entière disponibilité des données aux personnes à qui elles appartiennent. Les libertés d’accès sont ainsi en conformité avec la réglementation européenne.

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