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Secrétaire immobilier pour qualifier les appels

Secrétariat téléphonique pour agence immobilière : qualifiez votre portefeuille client !

Comment acquérir sa clientèle quand on est agent immobilier, chasseur d’appartement ou promoteur foncier ? Qui vous communique les premières informations ? Avez-vous une assistante qui vous seconde ?
Votre métier de terrain requiert une implication quotidienne maximale. En effet, vous accueillez les demandes, organisez les visites ou encore vous prospectez les propriétés afin de chercher des nouveaux biens pouvant intéresser vos futurs clients acquéreurs. Pourtant entre prospection par téléphone et gestion de votre portefeuille de mandats, votre manque de temps persiste. Dès lors, votre qualité de service s’en ressent. Et cela nuit tout particulièrement à la création d’une relation client de confiance qui fidélise tous ceux qui ont des projets immobiliers.
Et si vous déléguiez votre accueil téléphonique pour agent immobilier auprès d’un partenaire spécialisé ? Découvrez notre télésecrétariat spécialisé pour les agences immobilières !
Une secrétaire immobilier pour gérer vos résidences
Salle d'attente spécialiste
Secrétaire immobilier qui filtre les appels
Accueil téléphonique pour agent immobilier - picto

Secrétariat téléphonique : les 4 requêtes des acquéreurs

Qui aime attendre ? Personne… Et pensez-vous que vos prospects aient un sentiment différent ? Désormais, nous vivons dans le monde du « presque tout immédiat ». L’enjeu des professionnels est donc de réussir à s’adapter à ces nouvelles contraintes et d’y répondre rapidement. C’est la mission d’IPContact !

1. Assurer un décroché rapide

Votre contact a un projet d’achat ou de location. D’abord, il cherche son futur bien sur Internet. Puis, quand il le trouve, il décide de vous contacter… Une fois… Deux fois… Mais votre numéro ne décroche pas. Sachez qu’il y a peu de chances pour que ce contact vous contacte à nouveau.

Il est clair que laisser un message sur répondeur ou ne pas recevoir de retour après avoir complété un formulaire engendre inévitablement de la frustration. La concurrence entre les agences immobilières est telle que votre contact tourne la page et passe à l’annonce suivante… Et parfois, pour le même bien !

Et vous, comment attirez-vous l’attention d’un prospect ?

2. Mieux écouter afin de mieux cerner la demande

Souvent, quand des prospects appellent pour des renseignements, vous n’avez pas forcément le temps de leur répondre. Or, le problème le plus ennuyeux réside dans les détails. Entre « Je vous rappelle ce soir ! » ou encore « Non désolé, ce bien n’est plus disponible »… Vos contacts ont l’impression d’avoir été quelque peu « éjectés ».

Alors, comment pensez-vous obtenir les précisions sur ce que votre interlocuteur recherche ?

3. Garder le contact

Vous êtes en pleine visite ou en route à la recherche de biens à la vente ou à la location ou bien en formation. Votre mobile sonne. Mais vous êtes déjà occupé… Pourtant, au bout du fil, un ancien acquéreur est intéressé par la visite d’un nouveau bien disponible sur votre site. Car vous n’êtes pas sans savoir qu’en moyenne, tous les 3 ans, un particulier change d’habitation. Le secteur du patrimoine se prête donc tout particulièrement à la fidélisation de ces acquéreurs-revendeurs.

Dès lors, comment espérez-vous fidéliser votre portefeuille client ?

4. Valoriser les données

Dans un contexte concurrentiel, la gestion précise de la data est cruciale. En réalité, sa qualité influe directement sur la valeur des leads générés et de leur conversion. D’ailleurs notre logiciel de télésecrétariat fournit des insights* sur les messages, les comportements et les préférences des clients, vous aidant ainsi à mieux comprendre les solutions immobilières recherchées.

Et vous, comment transformez-vous votre data en un avantage concurrentiel ?
En savoir plus…
Promoteur immobilier : Comment gérer vos leads efficacement ?
Comment créer une relation de confiance ?
Syndic de copropriété : Comment soigner votre expérience client ?
Agenda en ligne : Planifiez vos rendez-vous validés
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télésecrétaire  

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RGPD

Les Success Stories d’IPContact !

Apprenez-en plus sur les stratégies externalisées, mises en place avec IPContact, qui ont contribué à leur succès. Et qui sait ? La prochaine success story sera peut-être la vôtre ! Nos clients sont notre plus grande fierté. Ces témoignages sont publiés avec leur accord exprès.

“ En charge de mes contacts et de mes messages, l’équipe de secrétaires à distance IPContact est devenue essentielle à mon agence immobilière ”

Portrait House and Co
Interview de Jonathan Le Corronc Clady, fondateur et président du cabinet House and Co

Partenaire depuis janvier 2016
Agence immobilière House and Co Avignon

1. Pouvez-vous nous présenter House &Co ?

House & Co, 1er pôle Immobilier et Services de France (financé en Crowdfunding), propose plus de 20 services connexes dédiées au patrimoine immobilier et au monde de l’habitat. House & Co a la solution à tous vos projets : de la vente à l’achat, en passant par le financement, la gestion, l’architecture, la rénovation et la décoration. House & Co, c’est plus de 200 agences partenaires et référents locaux en France et à l’international.

2. Qu’est-ce qui vous a convaincu d’externaliser vos appels téléphoniques chez IPContact ?

Le gain de temps et de productivité, bien sûr ! J’ai choisi d’externaliser ma secrétaire téléphonique afin d’améliorer et d’optimiser notre organisation et nos outils télécom.

Mes collaborateurs gagnent en disponibilité. Ils sont mobilisés à la production d’autres tâches plus rémunératrices. Ils peuvent être sur le terrain, centrés sur leur mission ou leur formation. De plus, le secrétariat externalisé évite de perdre des appels, notamment lors des déplacements ou des rendez-vous. En d’autres termes, le standard à distance, c’est l’assurance de répondre à tous les acheteurs et locataires.

3. Quels sont les points forts de notre partenariat ?

Adaptabilité, disponibilité, réactivité sont les points forts de notre partenariat. En effet, vous savez vous adapter en fonction de nos besoins métier, tout en offrant assez de souplesse vis-à-vis de nos consignes à un moment donné. En outre, ma permanence téléphonique est joignable, accessible et le décroché professionnel. Mes télésecrétaires répondent parfaitement aux attentes de mon activité !

4. Avez-vous mesuré l’impact de ces changements au sein de votre entreprise ?

L’accompagnement par IPContact est très positif. Il nous a permis de dégager du temps de production en faveur de nos équipes d’agents terrain et de faire en sorte que nos prospects puissent joindre House & Co à toute heure et sans interruption. Sans IPContact, j’aurais besoin d’une assistante à plein temps. Ce service me permet d’avoir un salarié en moins et donc d’économiser. Le tarif d’un télésecrétariat est compétitif par rapport aux coûts d’un employé. Non seulement je minimise mon budget administratif (salaires, charges…) mais aussi je me libère des contraintes de gestion des ressources humaines (absences, maladie, congés…).

En résumé, je dirais que c’est un service qualitatif et très pratique qui est devenu, aujourd’hui, essentiel à mon activité.

Contact : Cabinet House & Co – 10 Rue Victor Hugo 84000 Avignon – Tel. 04 90 82 69 82

Promoteur visite réelle et/ou virtuelle

Promoteur immobilier : Comment gérer vos leads efficacement ?

Mandataire immobilier, marchand de biens, aménageur foncier… vous êtes confrontés à de nouveaux enjeux. Vos leads – vos contacts potentiels issus des campagnes Internet, ont une durée de vie très courte. En fait, à travers un formulaire de contact, le prospect exprime un besoin et attend un retour rapide. C’est pourquoi vous avez tout intérêt à externaliser leur qualification. Vous proposez ainsi un standard disponible en continu du lundi au vendredi de 7h30 à 19h et le samedi de 9h à 12h.

Avec notre centre téléphonique externalisé, vous disposez de ressources humaines afin de pré-qualifier les projets immobiliers et définir le profil des acheteurs potentiels. Votre négociateur n’aura donc plus qu’à reprendre contact avec les prospects qualifiés grâce à l’historique d’appels complet.

Et si un télésecrétariat en transactions de biens était un atout ?

En vue d’optimiser l’expérience client, les experts immobiliers ne doivent plus compter sur une approche type ni mettre en place des scénarios génériques. Ils doivent personnaliser les interactions. Autrement dit, repenser l’organisation de la prospection pour que chacun puisse apporter une valeur complémentaire.

C’est dans ce contexte qu’IPContact a développé des solutions de secrétariat à distance sur mesure en faveur des professionnels de la vente de biens et des gestionnaires locatifs. De cette manière, ces derniers se consacrent à leur prospection en ne perdant aucun prospect !

Optimisez votre prospection et votre qualification de leads avec IPContact

Votre stratégie de communication maintient un flux constant de leads. Et nous prenons son relais. En effet, nos téléopérateurs trient vos leads reçus. Ils personnalisent ainsi les réponses en fonction de la maturation ou de l’urgence des projets (notamment pour la location).
  • Les leads chauds, d’une importance capitale, regroupent les contacts déjà intéressés, ayant explorés, remplis des formulaires ou contactés.
  • Les leads froids, qui méritent un suivi régulier, comprennent les anciens acquéreurs ou partenaires nécessitant une attention continue.
  • Les leads engendrés en ligne par l’intermédiaire de votre site web ou portail d’annonces, ainsi que ceux résultant d’événements, de flyers ou de recommandations.
  • Et les leads non qualifiés, qui ne correspondent pas à certains critères définis comme le budget ou la localisation.
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Tracez vos appels entrants et répertoriez l’historique des échanges

Tous les appels étant tracés, vous êtes à même de suivre la distribution des leads entre vos agents négociateurs et leur entonnoir de conversion. Ainsi, plus aucune commission ne vous échappe.
Votre secrétaire peut également vous assister en réalisant des appels sortants. Selon les objectifs que vous avez définis, la qualification peut s’effectuer en fonction de divers critères :
  • Type de bien.
  • Choix de la transaction.
  • Critères de recherche.
  • Budget.
  • Abandon de recherche…
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La confiance client

Comment créer une relation de confiance ?

Dans le domaine immobilier, la simple utilisation de la technologie, comme la collecte de leads, ne suffit pas pour améliorer la qualité de vos contacts. Chaque prospect est unique, avec ses propres préférences et ses motivations. Il est donc essentiel de communiquer en prenant en considération ses besoins individuels pour instaurer une confiance mutuelle. L’adaptation, la personnalisation et la disponibilité de votre secrétaire sont des éléments clés pour réussir les transactions. Les candidats à l’achat attendent une expérience fluide malgré le stress de leur transaction. Leur avis positif favorise les conversions et stimule les recommandations, sources cruciales de nouveaux contacts.

Que peut faire votre secrétariat externalisé ?

  • Filtrer vos contacts. Prendre les communications est, de fait, une tâche considérablement chronophage. Est-ce relatif à une vente ? Une location ? Une affaire en cours ? Grâce à votre télésecrétaire, vous connaissez la raison de l’appel avant de recontacter le prospect.
  • Qualifier et hiérarchiser vos sollicitations. Votre centre qualifie votre fichier de prospection afin de cibler plus facilement les demandes. En outre, selon vos consignes, les sollicitations que vous attendez vous sont transférées. Vos priorités deviennent les nôtres !
  • Gérer votre agenda de visites. Une fois votre planning type défini, votre télésecrétariat le configure à votre intention. Et si un changement apparaît, votre télésecrétaire garde la main dessus et modifie en conséquence les rendez-vous souhaités.
  • Mieux cibler les attentes. Vos téléopérateurs bénéficient d’outils CRM performants qui sont associés aux vôtres. Ainsi, ils disposent de tous les éléments nécessaires pour vous assister efficacement. Cela permet alors d’offrir à vos interlocuteurs une image de marque supérieure !
Consultez nos tarifs de secrétariat externalisé

Où sont basés nos centres d’appels ?

Sachez que nos centres téléphoniques sont tous situés en France. Selon vos besoins, nous formons nos téléopérateurs en tant que gestionnaires de transactions foncières. Ils partagent ainsi la philosophie de votre prospection et l’intègrent à tous vos canaux de communication.

À noter également qu’une de nos équipes de téléopérateurs est aussi bilingue. De ce fait, elle peut tout à fait répondre à vos contacts étrangers en anglais.
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Notre télésecrétariat utilise un script d'appels sortants pour son astreinte téléphonique

Syndic de copropriété : Comment soigner votre expérience client ?

Lorsqu’un problème survient dans les parties communes tel qu’une fuite d’eau, une panne d’électricité ou tout autre dysfonctionnement, le syndic est informé. Celui-ci coordonne alors l’intervention de l’artisan approprié. Cependant, de nombreux résidents expriment leur frustration concernant la réactivité de leur syndic de copropriété et les difficultés rencontrées pour les contacter.
Afin d’assurer une disponibilité continue, y compris en cas d’urgence en dehors des heures de bureau, en soirée, ou pendant le week-end, de nombreux syndics de copropriété font appel à notre secrétariat téléphonique.

Opérationnel 24h/24 et 7j/7, notre astreinte garantit des dépannages rapides et des interventions optimales en s’appuyant sur votre organisme.

En tant que permanence téléphonique, nous assumons les mêmes missions qu’un syndic, assurant ainsi une gestion complète avec :

  • la coordination des réparations nécessaires,
  • la communication avec les prestataires externes,
  • et la tenue des locataires informés tout au long du processus.
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Outil CRM associé à un agenda web

Agenda en ligne : Planifiez vos rendez-vous validés

Grâce à la réservation par Internet, votre planning de RDV est accessible à tout moment, de jour comme de nuit ! Sa configuration personnalisée affiche directement les créneaux que vous avez définis selon les disponibilités et les types de rendez-vous :

  • RDV et prise de contact.
  • Visites virtuelles.
  • Visite individuelle ou groupée.
  • Contre-visite.
  • Signature…

L’atout de notre prise de rendez-vous : un outil collaboratif

Il convient de souligner que notre prise de rendez-vous en ligne peut associer plusieurs plannings. Ainsi, seuls s’affichent les créneaux de visite où les acteurs (négociateur, acheteur, bailleurs…) sont disponibles en même temps ! Et, bien sûr, vous pouvez personnaliser les alertes et notifications des RDV par SMS ou par e-mail directement sur nos outils.

Questions - Réponses

Plus qu’une diminution des coûts, l’externalisation est un atout car elle offre une plus grande flexibilité et un repositionnement des ressources internes sur des tâches à plus haute valeur.
Il est parfois difficile d’avoir un conseiller toujours disponible en interne. Car il faut y consacrer du temps, un espace et toute la gestion administrative qui s’y rapporte (planning, vacances, maladie, etc.). Si prendre les appels entrants est devenu une contrainte, il est temps d’adopter l’externalisation. Vos appelants doivent pouvoir contacter votre agence immobilière sans subir une trop longue attente. Et donc, perdre un appel revient à perdre une vente potentielle, un mandat ou une location !

Il est important de rechercher une solution qui offre des outils personnalisés, une flexibilité horaire, des innovations technologiques et une expérience éprouvée dans le domaine de l’immobilier. Une évaluation des besoins spécifiques de votre entreprise est également essentielle pour prendre une décision.

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