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Secrétariat externalisé : solution complète pour gérer les appels entrants en BtoB
Mathieu Dubost

Le secrétariat téléphonique externalisé : la solution pour votre accueil téléphonique

Évidemment, il n’y a pas de recettes miracle pour réussir la gestion de la relation client. Mais l’externalisation de sa permanence téléphonique 24h/24 – 7j/7 est peut-être l’une d’entre elles… Quelques clés sont à connaître, quelques conseils à suivre, quelques orientations aussi qui sont une question de bon sens. Il n’y a donc pas à être pour ou contre l’externalisation du standard téléphonique.



Il s’agit surtout d’analyser la situation de votre entreprise, ses besoins ainsi que ses moyens. Puis de concilier cet ensemble en une orientation stratégique judicieuse. À cet effet, les experts du centre d’appels d’IPContact vous aident à y voir plus clair.

Secrétariat externalisé
logiciel CRM et télécom
Le secrétariat téléphonique externalisé IPContact propose une permanence jusqu'en 24/24-7/7
Service standard téléphonique
Appels sortants BtoB recherche de partenaires

Secrétariat téléphonique externalisé : constatations et tendances

Tout d’abord, une constatation : il faudra désormais faire avec la permanence externalisée. Dans un contexte de crise qui perdure, les chefs d’entreprise se tournent de plus en plus vers des solutions efficaces, souples et novatrices.

À noter que la France est devenue, en quelques années, le second marché de l’externalisation en Europe. Et si l’accueil physique et téléphonique a longtemps été considéré comme une fonction impossible à déléguer, il fait aujourd’hui partie des postes que l’on externalise volontiers, notamment grâce à l’amélioration de la qualité des prestations.
  • 76,7% des industries externalisent.
  • 30% des entreprises qui ont testé l’externalisation comptent le faire à nouveau au cours des 3 prochaines années.
  • 90% des grands groupes de service et 77% des PME, toujours dans le domaine des services, font appel à l’externalisation.
  • 80 % des entreprises françaises sous-traitent leur accueil (soit 2 fois plus qu’en 2007).

Le marché de l’externalisation téléphonique, apparu à la fin des années 90, connaît une croissance de plus de 10 % depuis 3 ans*.


*Enquête réalisée par l’observatoire Cegos.

Lors des sondages et enquêtes clients nos opérateurs suivent un cahier des charges précis
Prospection commerciale BtoB

Le secrétariat téléphonique externalisé en 4 avantages à prendre en considération

Dans une situation économique en pleine mutation, avec une recherche constante d’efficacité, la délégation de certaines tâches est devenue un levier incontournable de transformation et de compétitivité. L’engouement pour l’externalisation téléphonique s’explique par de nombreux avantages.

1. Se centrer sur son cœur de métier

Tout d’abord, chaque entrepreneur et chef d’entreprise peut se recentrer sur son cœur de métier et gagner un temps considérable sans décrocher le téléphone.
Désormais, il a la possibilité de se consacrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, sans se préoccuper de la gestion de ses appels.

2. Des horaires d’ouverture étendus

Externaliser son secrétariat permet de proposer des heures d’ouverture selon les besoins de l’entreprise. Cela peut aller jusqu’à 24h/24 et 7j/7.

Ce système représente un véritable atout pour les entreprises qui ont un accueil téléphonique 24H/24, de jour comme de nuit ou encore celles qui ont une activité à l’international. D’ailleurs, toutes les télésecrétaires d’IPContact sont bilingues et sont donc à même de répondre à cette problématique.

3. Des solutions personnalisables

Le secrétariat à distance permet une grande flexibilité. En effet, chaque entreprise bénéficie de solutions sur mesure et adaptées à ses besoins et à son budget. À votre disposition : des options intéressantes, une grande réactivité, de l’efficacité ainsi qu’un véritable professionnalisme notamment pour gérer son accueil téléphonique les jours fériés !

4. S’offrir des savoir-faire pointus

Externaliser permet aussi de s’offrir une expertise sans avoir à affronter les lourdeurs du recrutement, notamment pour les astreintes téléphoniques 24/7. Et c’est ainsi qu’elle devient un véritable calcul stratégique de dépenses de la part des chefs d’entreprise qui l’assument de plus en plus. En outre, elle peut s’accompagner d’efforts en interne pour fédérer les ressources propres de l’entreprise et capitaliser les savoir-faire des salariés.

Vers une convergence d’intérêts

Cependant, le standard téléphonique externalisé exige que l’on accepte de déléguer. Être exigeant dans ses choix permet de trouver un partenaire digne de confiance, travaillant de manière professionnelle. C’est un point à ne pas oublier car c’est l’image de l’entreprise qui est en jeu. Elle doit donc être déléguée à un prestataire expert capable de générer une démarche partenariale.
télésecrétaire  

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Le standard d'accueil téléphonique d'IPContact pour externaliser votre accueil téléphonique
IA en amont des call center et plateaux téléphoniques

Standard téléphonique externalisé : un véritable choix stratégique

Aujourd’hui, qu’elle que soit la taille de l’entreprise, la permanence externalisée devient un véritable choix stratégique. C’est une orientation assumée avec, à la clé, une meilleure image de marque ou une plus grande qualité de l’entreprise qui vitalise son développement. De fait, tous les dirigeants qui ont décidé de déléguer font la même constatation : leurs résultats s’améliorent.

Premièrement, l’équipe est plus disponible. Deuxièmement, les clients sont satisfaits de l’accueil qui leur est réservé. Et, troisièmement, la prise de messages et le suivi des demandes sont mieux maîtrisés. Ainsi, toutes les chaînes de production sont conservées pendant que l’accueil téléphonique, le support technique ou le SAV sont confiés à un partenaire spécialisé. Par ailleurs, les hausses et les baisses d’activité sont plus facilement gérables.

L’entreprise est donc plus souple. L’externalisation s’adapte mieux au marché et à ses fluctuations. En d’autres termes, c’est indéniablement un atout essentiel dans le monde de l’entreprise actuel.

1. Le secrétariat téléphonique médical

Le secrétariat téléphonique médical à distance offre de nombreux avantages aux professionnels de la santé. En confiant les appels entrants à des experts spécialisés, les médecins se concentrent pleinement sur leurs patients.

Le télésecrétariat médical joue un rôle crucial dans la fluidité des opérations quotidiennes d’un cabinet médical. Ces professionnels formés assurent une gestion efficace des appels, que ce soit de la prise de rendez-vous, de la gestion des urgences ou de la transmission d’informations importantes.

De plus, la confidentialité et la sécurité des données médicales sont des priorités absolues. Le service de permanence téléphonique IPContact est soumis à des normes strictes en matière de protection des informations sensibles, assurant ainsi la conformité RGPD.

2. Le secrétariat téléphonique juridique

La permanence téléphonique juridique à distance est une solution stratégique pour un cabinet d’avocats et un professionnel du droit. Cela offre plusieurs atouts, améliorant l’efficacité opérationnelle et permettant une meilleure concentration sur les aspects juridiques.

Le télésecrétariat juridique joue un rôle clé dans la prise des appels entrants. Les professionnels IPContact formés sont spécialisés dans la prise de messages, la gestion des rendez-vous, et la transmission d’informations tout en maintenant le niveau de confidentialité requis.

Ce système représente un véritable atout pour les entreprises qui ont un accueil téléphonique 24H/24, de jour comme de nuit ou encore celles qui ont une activité à l’international. D’ailleurs, toutes les télésecrétaires d’IPContact sont bilingues et sont donc à même de répondre à cette problématique.
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