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Externaliser secrétariat
Pascale Reboullet

Peut-on externaliser son secrétariat sans perdre en proximité ?

Bien entendu, externaliser son secrétariat, vous y avez sans doute déjà pensé. Seulement, êtes-vous prêt à accepter que votre secrétaire se trouve en Inde, en Afrique du Nord, à Madagascar ou à Tombouctou ? Car l’externalisation téléphonique peut parfois poser des questions. De fait, on imagine parfois que les services sont forcément délocalisés. Cependant, ce n’est pas toujours le cas.

Comment choisir son prestataire en standard téléphonique externalisé ? Retour sur quelques amalgames et idées reçues et tour d’horizon des solutions à privilégier…
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Externaliser son secrétariat... mais pas à n’importe quel prix

Vous n’avez pas la place d’avoir une secrétaire ou, tout simplement, vous n’avez pas les moyens de recruter du personnel ? Autre cas de figure : vous n’avez besoin d’une secrétaire qu’à temps partiel ? Ou, au contraire, vous avez besoin d’une équipe pouvant intervenir 24h/24, 7j/7, pendant une plage horaire souple ? À n’en pas douter : le secrétariat téléphonique externalisé est fait pour vous ! Toutefois, cela ne doit pas être mis en place à n’importe quel prix.
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Méfiez-vous des services de télésecrétariat à prix réduits

On constate que les compétences des télésecrétaires, la qualité de l’accueil téléphonique, le suivi proposé sont parfois réduits voire inexistants. Or, c’est une évidence : un travail de qualité a un certain coût…

En d’autres termes, si vous choisissez d’externaliser l’accueil téléphonique de votre entreprise, de votre cabinet, de votre agence, veillez à ne pas perdre en qualité de service ni en compétences humaines. De même, prenez garde à ne pas négliger vos interlocuteurs. Car votre image de marque et votre professionnalisme en dépendent.

Externaliser son secrétariat et exiger la proximité

Quand vous externalisez, bien que votre secrétaire ne se trouve pas dans vos locaux, elle s’intègre pleinement à votre activité.

Et comme elle répond en votre nom, elle doit parfaitement connaître votre entreprise. En particulier, elle doit savoir quel est votre vocabulaire professionnel (médical, juridique, propres aux TPE-PME). De plus, les organigrammes de la structure ainsi que les procédures à suivre ne doivent avoir aucun secret pour elle… Elle doit notamment être à même d’indiquer à vos interlocuteurs comment se rendre chez vous.
Car cette proximité est essentielle à votre image. Celle-ci se renforce encore par une réelle proximité géographique qui n’est pas toujours nécessaire selon l’activité. Bien sûr, un e-commerce à vocation nationale voire internationale n’a pas forcément besoin de choisir des téléopérateurs situés à côté de son siège social, par exemple. En revanche, pour un cabinet d’avocats ou de notaire, la proximité physique peut être un facteur de mise en confiance supplémentaire…
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IPContact Group conçoit, pilote et supervise, depuis 2001, des services innovants qui associent compétences humaines et techniques aussi variés qu’étonnants. Contactez-nous !

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Secrétariat à distance en pleine conversation avec un correspondant

Ne vous lancez pas sans réfléchir et prenez le temps de bien comparer

Pour bien choisir son prestataire d’externalisation de standard téléphonique, il faut analyser les offres et les services inclus, la qualité promise et les prestations proposées. Évidemment, les compétences professionnelles et humaines des télésecrétaires sont aussi fondamentales et à prendre en considération. De cette manière, vous disposerez de tous les éléments pour choisir un service de télésecrétariat. S’il est efficace et professionnel, il saura alors créer de la proximité avec vos clients ou patients…

Externaliser l’accueil téléphonique pour les périodes-clés

Qui dit périodes de fête ou de vacances, dit explosion des appels téléphoniques. Accompagnements à l’achat, commandes urgentes ou encore achats de dernière minute saturent les hotlines. Or, ces périodes, comme celle de Noël, sont stratégiques pour certaines professions.

E-commerces, professionnels de l’hôtellerie ou de la restauration, agences de voyages… Le moment est donc venu de mettre en place des solutions pour ne pas rater votre saison. Effectivement, quel que soit votre domaine d’activité, votre principal ennemi est l’afflux massif et la gestion des appels à honorer mais également une image de marque à préserver.

E-commerce : 28 millions de clients potentiels

On évalue, aujourd’hui, à 28 millions le nombre de Français qui achètent leurs cadeaux sur le web. La FEVAD (fédération e-commerce et vente à distance) estime qu’il existe 164 000 sites de e-commerce français.

Comment surpasser la concurrence ? Proposer un service client d’une qualité irréprochable !

À l’évidence, pour faire face à cette concurrence redoutable, vous avez besoin de téléassistantes professionnelles, compétentes et à l’écoute, pour assurer à vos clients une expérience client au top niveau. Ainsi, c’est la garantie de l’image de votre entreprise non seulement à l’instant T mais aussi à long terme.

De sorte que la meilleure solution est, sans aucun doute, d’externaliser votre secrétariat. Puisqu’il répondra à vos besoins et agira selon vos consignes. Pendant que votre télésecrétaire mettra ses compétences au service de vos clients, vous vous consacrerez alors à votre cœur de métier et améliorerez sans cesse votre relation client. Autrement dit, vous resterez proche de vos clients. En clair, cette dimension, à la fois stratégique et humaine, est un atout vraiment gagnant.

Indépendant, chef d’entreprise... externalisez votre accueil téléphonique et restez serein

Externaliser l'accueil téléphonique en toute sérénité
Notre centre d'appels IPContact assure une relation de confiance avec nos clients partenaires
Quelle que soit son activité professionnelle, externaliser son secrétariat est donc un excellent outil pour alléger son temps de travail. En effet, il est parfois nécessaire de freiner son activité professionnelle mais sans la mettre en danger. De cette façon, vous pouvez établir, avec votre centre d’appels, la ligne de conduite à tenir : transfert des appels d’urgence ou notification des appels et transmission des messages, par exemple. Vous pourrez alors prendre un repos bien mérité sans perdre le contact avec vos clients ni passer à côté d’une opportunité professionnelle intéressante. Par conséquent, contactez IPContact et découvrez nos solutions d’externalisation entièrement personnalisables et adaptées à vos besoins !
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